Shopping Center, Hamburg Poppenbüttel: Engagiert, wie eine gute Freundin hilft die Modeberaterin von Ulla Popken, Passendes für ihre Kundin zu finden. Und weil die richtige Größe nicht vor Ort ist, zieht sie alle Register. Aus anderen Filialen wird nachgeordert. Bestellzettel werden ausgefüllt, Artikelnummern notiert. Auch auf dem druckfrischen Katalog, den sie der Kundin mit nach Hause gibt, hat die Verkäuferin  die Artikelnummer vermerkt, für eine telefonische Bestellung aus der Zentrale. Ein Rabattcoupon ist auch dabei. Und dann gibt es noch den Hinweis, gegebenenfalls im Onlineshop nachzuschauen.

Anforderungen und Ideen gemeinsam ausgelotet

Telefon, Heimcomputer – und Artikelabgleich auf Papier. Solche Prozesse will die Popken Fashion Group für Mitarbeiter und Kunden vereinfachen, als sie gemeinsam mit Futura an die Entwicklung einer mobilen Lösung geht. Zur Popken Fashion Group, dem erfolgreichen Mode-Unternehmen mit insgesamt 600 Filialen, gehören die Ulla Popken GmbH sowie, seit 2012, die Gina Laura GmbH & Co.KG.

Beide Modehändler sind langjährige Futura-Kunden. Ein fertiges Produkt, das die gewünschten Prozesse bündelt, hat Futura nicht in der Schublade. Aber branchenerfahrene Programmierer, Ideen und erste Zusatzprogramme mit ähnlicher Ausrichtung sind vorhanden. Das Omni-Channel Team von Ulla Popken setzt sich mit Entwicklern und Projektleitern von Futura an einen Tisch. Prozesse werden besprochen, Anforderungen definiert, die Produktidee des „Futura4SalesAssistant“ entsteht. Man setzt Prioritäten -  und verwirft sie wieder. Egbert Renken, Gesamtprojektleiter Omni-Channel bei der Popken Fashion Group: „Gemeinsam mit dem Projektteam von Futura haben wir die Omni-Channel Strategie der Popken Fashion Group erarbeitet und das Pflichtenheft darauf optimal abgestimmt.“

Entwicklungsschritte transparent gemacht

Zunächst steht fest: Das neue Produkt wird eine Windows 10 App sein, erste wichtige  Funktion: die Bestandsanzeige, wahlweise nach Größen oder Farben. Hinzu kommen die Funktionen Preisänderung (als Etikettierungsanweisung) und die Rückruffunktion. Das Team auf Seiten Futura kümmert sich um die SQL-Server basierte Datenstruktur. Und um die entsprechende Programmierung, die eine reibungslose Datenversorgung des neuen Produktes aus der bestandsführenden Warenwirtschaft ermöglicht. Andere Team-Mitglieder entwickeln die intuitiv zu bedienende Oberfläche. Die Entwicklung des Futura4SalesAssistant wird in Unterziele eingeteilt. Das Popken-Team wird vom Futura-Team über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten, gibt Rückmeldungen. Gleichzeitig kümmert sich das Team auf Seiten Ulla-Popkens um eine optimale Netzwerkbereitstellung, sorgt für WLAN in allen Filialen. Die erste Zielstellung: Ein Testlauf auf dem Tablet in der Musterzentrale von Gina Laura, wird trotz engen Zeitfensters pünktlich erreicht. Die Funktionen Bestandsauskunft, Preisänderung, Zentralrückruf und Umlagerungen werden implementiert. Fünf Tage später ist Go live in 10 Testfilialen. „ Von der Projektdefinition bis zum Rollout einer einsatzfähigen Applikation für die 10 Testfilialen sind nur drei Monate vergangen. Dank der sehr hohen persönlichen Motivation, sowohl bei den Mitarbeitern aus dem Hause Futura, unserem Systemhaus TreuOrga und auch allen Kolleginnen und Kollegen der Popken Fashion Group, ist diese kurze Realisierungsphase überhaupt erst möglich gewesen.“, sagt Renken.

Praxisbezug hat Priorität

In ersten Filialen können über den Futura4SalesAssistant die Bestände pro Größe oder Farbe eingesehen werden. Bestandsanfragen werden mit der neuen Lösung getätigt, Umlagerungsanweisungen bestätigt, außerdem werden Preisänderungen übermittelt und Rückrufe vermerkt. Die Pickliste auf Papier hat hier ausgedient. Wie bewähren sich die weiteren Funktionen? Die Verkaufsberater sollen ihre praktische Erfahrung aus der Filiale rückmelden: Wie das neue Programm läuft, was noch fehlt, was bereits gut funktioniert. Unterdessen arbeiten die inzwischen bewährten Teams von Ulla Popken und Futura an den nächsten Funktionen: Click & Reserve ist eine davon. Aus dem eigenen Onlineshop bestellen und in die Filiale liefern lassen. Ein Entwicklungsschritt, von dem alle überzeugt sind. Sicher auch die freundliche Modeberaterin, die dann gemeinsam mit der Kundin einen Blick in den Onlineshop werfen kann.

Einblick in ein Kundenprojekt aus Look into Futura 2016