Kundenstory Mode Wahl | Futura Retail Solutions

Mit EDI zur Rechnungsarchivierung

Der schwäbische Mode-Einzelhändler Markus Wahl stellte in einem Pilotprojekt mithilfe von EDI auf elektronische Rechnungen um. Das Traditionsgeschäft, ausgezeichnet mit dem Zukunftspreis Handel, archiviert heute keine einzige Lieferantenrechnung mehr in Papierform. Hilfreich ist dabei das Zusammenspiel der Technologiedienstleister Futura Retail Solutions, Pranke und agorum.

Das Ertinger Fachgeschäft für Männermode erhält rund 6.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr. Der größte Teil der Dokumente ging noch vor ein paar Jahren in Papierform in der Buchhaltung des Bekleidungshauses ein und musste sowohl physisch abgelegt als auch zur Buchung in den IT-Systemen erfasst werden. Einige Rechnungen erreichten den Bekleidungshändler schon damals als PDF-Dokument. Dass diese sich komfortabel am Bildschirm sichten ließen, bewegte Geschäftsführer Markus Wahl dazu, ein Archivsystem für elektronische Rechnungen einzuführen. Er entschied sich für das Dokumentenmanagement von agorum.

Erste Schritte

Um alles in einem Prozess verarbeiten zu können, sollten für das zukünftige Dokumentenmanagement auch die Papierrechnungen gescannt und als PDF archiviert werden. Zunächst wurden alle Eingangsrechnungen (PDF oder gescanntes Papier) archiviert und die gewohnte Papierablage parallel weitergeführt. Im nächsten Schritt sollten Rechnungsinhalte auch für das Warenwirtschaftssystem des Modehauses, Futura4Retail, extrahiert werden. Auf Anregung von agorum entschied sich Markus Wahl jedoch für einen anderen Ansatz: Anstatt die gewünschten Daten aus dem lesbaren PDF-Dokument per Texterkennung herauszuziehen, sollte für die Verarbeitung der Rechnungen in der Warenwirtschaft gleich die EDIFACT-INVOIC-Nachricht genutzt werden. Diese könnte dann simultan in ein archivier- und lesbares PDF konvertiert werden.
Da „INVOIC“ als Rechnungsmessage nur ein weiterer Datentyp des Standardformats EDIFACT ist, ließ sich das Format mit wenig Aufwand in die Warenwirtschaft schreiben, in der EDI tief integriert ist. Per elektronischem Datenaustausch werden zwischen dem System des Lieferanten und dem beim Modehändler eingesetzten Warenwirtschaftssystem von Futura nun auch die Rechnungsinformationen elektronisch ausgetauscht.

Rechtskonforme Archivierung

Damit alle Rechnungen nach fiskalischen Anforderungen sicher archiviert werden können, muss der maschinenlesbare EDI-INVOIC-Datensatz auch in eine menschenlesbare Rechnung umgewandelt werden. Außerdem benötigt jede Software für eine automatisierte Archivierung Indexdaten, mit denen die Rechnung unabhängig von ihrem Datenformat im System auffindbar ist.

Hier nutzt das Modehaus den EDI-Service eGate von Pranke. Dieser konvertiert während des EDI-Nachrichtenversands die INVOIC-Nachrichten der kommunizierenden Systeme in PDFs – und erstellt gleichzeitig die erforderlichen Index-Informationen. Das Gesamtpaket aus allen Formaten kann von jedem Archivsystem automatisch empfangen werden, da jene Index-Informationen im ZUGFeRD-Format vorhanden sind. Dieses Format macht aus jeder Rechnung einen Doppelpack, jeweils lesbar für Mensch und Maschine. Zusätzlich geht die INVOIC weiterhin an die Futura-Warenwirtschaft zur Rechnungsprüfung. Markus Wahl: „Aktuell bekommen wir 70 % aller Rechnungen bzw. Gutschriften per EDI. Davon werden ca. 65 % ohne weiteren Eingriff nach der Freigabe des Lieferscheins automatisch verarbeitet. Die EDI-Rechnungen laufen also ohne nochmalige Sichtung direkt ins Archiv! Je mehr Lieferanten Rechnungen und Gutschriften per EDI schicken, umso höher ist die Quote.“

„Aktuell bekommen wir 70% aller Rechnungen bzw. Gutschriften per EDI. Davon werden ca. 65% ohne weiteren Eingriff nach der Freigabe des Lieferscheins automatisch verarbeitet. Die EDI-Rechnungen laufen also ohne nochmalige Sichtung direkt ins Archiv! Je mehr Lieferanten Rechnungen und Gutschriften per EDI schicken, umso höher ist die Quote.“

Markus Wahl

Arbeitszeit eingespart

Laut Gesetz müssen beide Seiten, Rechnungssender und -empfänger, das gleiche Originaldokument archivieren. Entsprechend kann jenes Archiv-Dateipaket auch dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Für den Lieferanten bedeutet dies neben der Rechtssicherheit auch eine Arbeitsentlastung, da die PDF-Erstellung und die Archivierung bereits erfolgt sind.

Für den Modehändler ist der gesamte Warenwirtschaftsprozess von der Bestellung über die Lieferung bis zur Bezahlung rechtskonform und effektiv geregelt. Markus Wahl: „Früher benötigte eine Rechnung eine gewisse Zeit für den Postweg und durchlief danach die internen Prozesse: Dokumenteneingang, Überprüfung, Freigabe, Überweisung und Ablage. Heute ist die Rechnung nur noch Minuten statt Tage unterwegs und dank der beschleunigten Abläufe oft schon bezahlt und archiviert, bevor sie früher überhaupt im Briefkasten lag. Die Bearbeitung einer elektronischen Rechnung geht 3–4 Tage schneller. Insgesamt sparen wir in unserem Unternehmen rund 10 Personentage jährlich an Aufwand.“

„Früher benötigte eine Rechnung eine gewisse Zeit für den Postweg und durchlief danach die internen Prozesse: Dokumenteneingang, Überprüfung, Freigabe, Überweisung und Ablage. Heute ist die Rechnung nur noch Minuten statt Tage unterwegs und dank der beschleunigten Abläufe oft schon bezahlt und archiviert, bevor sie früher überhaupt im Briefkasten lag. Die Bearbeitung einer elektronischen Rechnung geht 3–4 Tage schneller. Insgesamt sparen wir in unserem Unternehmen rund 10 Personentage jährlich an Aufwand.“

Markus Wahl